plan onboardingu

Przygotowanie spójnego i efektywnie działającego planu na onboarding pracownika to bardzo trudne zadanie dla HR. Poznaj kilka tricków, które pozwolą ci łatwiej go opracować.

Przygotowanie spójnego i efektywnie działającego planu na onboarding pracownika to bardzo trudne zadanie dla HR. Poznaj kilka tricków, które pozwolą ci łatwiej go opracować.

Onboarding pracownika można zrobić na wiele sposobów. Można iść metodą tradycyjną – dając mu do wypełnienia stos papierów, przygotowując pogadanki i prezentacje. Można pójść w stronę nowoczesności i wykorzystać specjalne oprogramowanie do onboardingu , które w sposób zautomatyzowany i wygodny przeprowadzi pracownika przez wszystkie etapy.

Niezależnie od wybranej metody, onboarding musi mieć merytoryczny wkład, czyli to, co chcemy pracownikowi przekazać i czego go nauczyć. Do tego dochodzi konieczność stworzenia odpowiedniej atmosfery i sprawienie, by nowy pracownik poczuł klimat firmy. I to właśnie ten etap projektowania onboardingu jest dla pracowników działu HR największym wyzwaniem.

Trzeba przecież poukładać całość wiedzy z różnych obszarów. Zadbać o to, by wszystkie informacje zostały podane w odpowiednim czasie i dopasować je do stanowiska pracownika. A do tego stworzyć pozytywne pierwsze wrażenie i sprawić, by pracownik jak najszybciej się zaaklimatyzował oraz był zadowolony z podjętej przez siebie decyzji o dołączeniu do firmy.

5 tricków na przygotowanie dobrego onboardingu

Od ogółu do szczegółu

W planie onboardingu trzeba uwzględnić specyfikę pracy na różnych stanowiskach i w różnych działach. Oczywiście można stworzyć jeden plan dla wszystkich, ale z reguły będzie on wtedy dotykał aklimatyzacji jedynie powierzchownie, dając pracownikowi pewną bazę, ale nie wprowadzając go głębiej w zadania czy organizację.

Podziel to, co chcesz przekazać pracownikom na trzy grupy:

  • wiedzę ogólną, która dotyczy wszystkich (np. konieczna dokumentacja, informacje o firmie, produktach, strukturze firmy, plan biura, regulaminy, konieczne szkolenia ogólne – np. politykę komunikacji social media, szkolenia BHP itd.);
  • wiedzę stanowiskową lub działową – związaną z konkretnymi zadaniami i obowiązkami (np. narzędzia, z których będziesz korzystał pracownik, wiedza o dziale, pogłębione informacje dotyczące oferty firmy, BHP konkretnego stanowiska itd.);
  • elementy kultury organizacji – to nieuchwytne coś, co pracownik powinien poczuć.

Ta pierwsza może być dla wszystkich pracowników podobna. Ta druga będzie już bardzo konkretna. Trzecia wymaga  konfrontacji oczekiwań (kierownictwa, HR) z rzeczywistością, bo bardzo często założenia kultury organizacji nie idą w parze z tym, co faktycznie dzieje się w organizacji.

Uwaga – bywa, że działy HR przygotowują onboarding jedynie na poziomie wiedzy ogólnej, przekazując kierownikom pracę nad onboardingiem w ramach działu (a raczej zostawiając ich samych z tym problemem). Brak ustrukturyzowania takiego wprowadzenia może być jednak ryzykowny – nie wiadomo, czy pracownicy są wprowadzani poprawnie, czy kierownik zajmuje się nimi wystarczająco, zapewniając im całą niezbędną wiedzę. Przy zmianie kierownika zmienia się cały onboarding wewnętrzny w ramach działu. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest praca wraz z kierownikiem nad stworzeniem spójnego systemu, który potem ów kierownik może realizować.

Dopasuj onboarding do psychologii pracowników

Przy opracowywaniu planu, warto popatrzeć na pracowników również pod kątem ich cech i osobowości. Pracownicy, którzy pracują w dziale sprzedaży to osobowościowo nieco inne osoby niż te, które pracują w dziale IT, prawda?  Być może w twojej organizacji takie różnice między działami będą znaczne i być może warto wziąć je pod uwagę.

Testuj program na małej grupie

Zamiast rzucać się z motyką na słońce i próbować ogarnąć onboarding pracowników, lepiej wybrać małą grupę – np. konkretny dział i stworzyć plan onboardingu, który następnie zostanie przetestowany w praktyce. Dzięki temu możliwe będzie wprowadzenie zmian, a uczestnicy programu będą naszymi testerami. Do testów wybierz dział, w którym istnieje odpowiednio częsta wymiana pracowników i której kierownik jest otwarty na zmiany i widzi potrzebę takiego procesu – będzie łatwiej pracować nad programem i go zmieniać.

Takie działanie pozwoli uniknąć wielu błędów i sprawi, że kiedy wprowadzisz onboarding do całej organizacji, będzie on prawie idealny.

Jeśli planujesz wprowadzić onboarding z pomocą systemu IT, to aby nie ponosić niepotrzebnych kosztów, możesz wykupić abonament na mniejszą pulę pracowników, a kiedy będziesz gotowy wprowadzić onboarding do całej firmy, po prostu poszerzysz abonament.

Podpatruj innych

Szukaj informacji na temat tego, jak inne firmy rozwiązały kwestię onboardingu. Co robią? Jakie mają koncepcje? Może niektóre z nich sprawdzą się w twojej firmie? Może warto je przetestować? Zanim zaczniesz robić swój plan, zbierz bazę pomysłów i rozwiązań od innych.

Sprawdzaj nie tylko firmy i to, jak realizują one onboarding pracowników. Popatrz na doświadczenia uczelni (zwłaszcza zagranicznych) i onboarding studentów oraz na tzw. onboarding usera, czyli procesy uczenia użytkowników obsługi aplikacji.

Pytaj pracowników i innych HRowców

Większość twoich pracowników nie będzie już pamiętać, z czym mieli trudność na początku (chyba że było to naprawdę złe doświadczenie), ale warto zbierać te informacje. Może anonimowa ankieta? Skrzynka pomysłów dla całej firmy? Jeśli twoi pracownicy są zaangażowani w firmę, to chętnie się podzielą! A jeśli nikt nic nie napisze, to masz wtedy jasność, że czas popracować nad zaangażowaniem.

Warto też popytać o doświadczenia z innych firm. Może w poprzednim miejscu pracy pracownikowi przytrafiło się w pierwszy dzień coś fantastycznego, co warto wykorzystać?

Jeśli masz pomysły na to, co chciałbyś wprowadzić do procesu, zanim to zrobisz, dopytaj kilku osób o to, co o nich sądzą. Nie w każdej firmie (czy dziale) sprawdzi się obiad z prezesem (dla niektórych pracowników to dodatkowy stres) czy wspólne wyjście integracyjne (niektórzy ich nie lubią).  Mogą istnieć różnice związane z profilami psychologicznymi pracowników, ich zainteresowaniami czy potrzebami – np. w dziale IT bardziej może sprawdzić się wieczór z planszówkami czy integracyjna gra miejska, a w dziale sprzedaży rywalizacyjne rozgrywki w kręgle.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here