Czas to pieniądz, dlatego każda firma powinna stale podejmować kroki w celu automatyzacji rutynowych czynności i usprawnienia administracji. Na szczęście ze względu na postęp techniczny w XXI wieku, przedsiębiorcy mogą wykorzystać wiele technologii i strategii, które znacząco zmniejszają czas konieczny do wykonania wielu prostych czynności. Łatwy dostęp do innowacyjnych rozwiązań sprawia, że nie tylko duże korporacje mogą wykorzystywać nowe sposoby na usprawnienie procesów biurowych. Jak zatem usprawnić administrację w firmie?
Podpisywarka
Podpisywanie dokumentów to jedno z najbardziej żmudnych zadań w biurze. Mimo że nie można go całkowicie uniknąć, istnieją sposoby, aby je znacząco przyspieszyć i usprawnić. Mowa o podpisywarce, czyli metodzie podpisywania dokumentów przez internet, bez konieczności drukowania. Korzystając z Profilu Zaufanego lub innych programów jak np. Umownik można podpisywać dowolne dokumenty w formie PDF przez internet bez konieczności druku i wysyłki pocztowej. W przypadku zakładania Profilu Zaufanego cały proces zajmuje raptem kilka minut. Następnie po założeniu konta wystarczy przejść na podstronę „podpisywarki” i dodać dokument, który ma zostać podpisany.
Usprawnienie fakturowania
Wystawianie faktur to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej, który również zajmuje dużo czasu. Każda firma powinna się więc zainteresować metodami na usprawnienie fakturowania. Zamiast ręcznego przygotowania każdej faktury z osobna, lepiej skorzystać z programów do fakturowania, które ułatwiają tę czynność i automatycznie poprawiają błędy. Jest to szczególnie wygodne rozwiązanie w przypadku firm, które stale współpracują z tymi samymi kontrahentami, ponieważ wtedy program może wystawiać faktury całkowicie automatycznie.
Elektroniczny obieg dokumentów
Prowadzenie firmy nie jest możliwe bez odpowiedniego zarządzania dokumentami i ich przechowywania. Dlatego też warto zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów, czyli system, który pozwala na sprawne i efektywne zarządzanie dokumentacją elektroniczną oraz papierową. Dzięki takiemu rozwiązaniu, pracownicy firmy nie będą tracić czasu na tworzenie, przechowywanie i poszukiwanie informacji w „stertach” dokumentów. Dodatkowo elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że wielu pracowników nie traci czasu na poszukiwanie nieodpowiednio zarchiwizowanej dokumentacji.
Umownik
Przedsiębiorcy, którzy szukają sposobu na usprawnienie administracji w biurze, nie mogą sobie pozwolić na rezygnację z takich nowoczesnych rozwiązań jak Umownik. To innowacyjna platforma do zawierania i podpisywania umów online. Co ważne, aby skorzystać z aplikacji, przedsiębiorcy nie muszą nawet zakładać konta! Umownik w znaczącym stopniu przyśpiesza liczne działania w firmie, zmniejsza ilość dokumentów do zarchiwizowania i pozwala na szybkie zawarcie umowy.
