Każda firma, zarówno mała, jak i duża musi rozliczać swoich pracowników z czasu pracy oraz naliczać im pensje.
Dotychczas najpopularniejszym rozwiązaniem było zatrudnienie osób odpowiedzialnych za kadry i płace. Jest to jednak rozwiązanie kosztowne. Duża odpowiedzialność na wykonywanych stanowiskach, konieczność ciągłego dokształcenia się z powodu stale zmieniających się obowiązujących przepisów prawa, powodują, że koszty zatrudnienia tych wysoko wyspecjalizowanych pracowników są dość wysokie.
Na szczęście nie jest to jedyne rozwiązanie, jakie mają właściciele przedsiębiorstw.
W dużych przedsiębiorstwach rzeczywiście najwygodniej jest zatrudnić do obsługi kadr i płac osobnych pracowników , którzy będą zajmowali się ewidencją czasu pracy, naliczaniem urlopów, stażu pracy prowadzeniem akt pracowników, rozliczaniem faktur i dokumentów księgowych.
Dla właścicieli małych firm jest to jednak rozwiązanie zbyt kosztowne a ponadto najzwyczajniej w świecie zbędne.
Na potrzeby małych przedsiębiorstw odpowiadają firmy oferujące outsourcing płac.
Czym jest outsourcing płac? To nic innego jak prowadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy zatrudnionych przez nas osób, wyliczaniem ich stażu pracy, należnego urlopu wychowawczego, macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego, opieki nad dzieckiem zdrowym, rozliczaniem chorobowego, opieki nad chorym członkiem rodziny, obliczaniem składników wynagrodzeń, przelewaniem w określonym umową czasie pensji na wskazane konta bankowe przez firmę zewnętrzną.
Podpisując umowę z taką firmą możemy być pewni, że nasze dokumenty są prowadzone w sposób zgodny z przepisami. Dodatkowo znacznie obniżamy ponoszone koszty. Koszty zatrudnienie jednego lub dwóch pracowników, którym trzeba zapłacić pensje oraz pokryć koszty zatrudnienia są dużo wyższe niż koszt, jaki ponosimy decydując się na outsourcing płac.
W firmie oferującej outsourcing płac jeden pracownik obsługuje kilka niewielkich przedsiębiorstw.
Czy zawsze outsourcing płac jest dla małych przedsiębiorstw bardziej opłacalny? Otóż nie! suma, jaka musimy zapłacić jest zależna od wielu czynników. Warto więc dobrze zastanowić się przed podjęciem decyzji.
Co należy wziąć pod uwagę podczas podejmowania decyzji co do obsługi płac w naszym przedsiębiorstwie?
1. Zastanówmy się najpierw ilu pracowników zatrudnia nasze przedsiębiorstwo i czy planujemy w najbliższym czasie zwiększenie zatrudnienia.
2. Odpowiedzmy sobie na pytanie, czy zatrudniamy lub planujemy zatrudnić pracowników, których warunki pracy określają odmienne szczegółowe przepisy np. nauczyciele, których warunki zatrudnienia określa Karta Nauczyciela lub kierowcy, których czas pracy jest liczony zupełnie inaczej niż standardowego pracownika.
3. Zastanów się, czy w Twoim przedsiębiorstwie pracownicy pracują w systemie zmianowym, w weekendy, święta, nocki.
Wszystkie te czynniki mają wpływa na koszty ponoszone na outsourcing płac.
Im bardziej złożone i skomplikowane warunki pracy, tym trudniejsze, bardziej czasochłonne i pracochłonne jest obsłużenie pod względem kadr i płac naszego przedsiębiorstwa.
Początkowo, jeśli dopiero zaczynamy działalność wybór może okazać się trudny. Opieramy się przecież jedynie na szacunkach i przypuszczeniach. Nasze wstępne obliczenia zostaną zweryfikowane w czasie pierwszych miesięcy działalności przedsiębiorstwa.
Właścicielom firm, które dopiero rozpoczynają swoja działalność i nie są pewni co im się będzie opłacać polecam zdecydowanie outsourcing płac. Jeżeli po jakimś czasie okaże się, że outsourcing płac kosztuje więcej niż zatrudnienie pracowników zajmujących się kadrami i płacami można zrezygnować z usług firmy zewnętrznej. Zdecydowanie trudniej byłoby zwolnic pracownika i przejść na outsourcing płac.
Na rynku jest wiele firm oferujących outsourcing płac, podczas wyboru nie można kierować się jedynie proponowana cena usługi. Bardzo ważne jest doświadczenie zatrudnionych w firmie pracowników. warto czasem zapłacić nieco więcej, ale mieć pewność rzetelności wykonania zleconych usług.
