Automatyzacja i digitalizacja procesów oraz zasobów pozwala przenieść przedsiębiorstwo na zupełnie nowy poziom. Firma w ten sposób zyskuje jakże potrzebną elastyczność, dzięki której jest w stanie jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby swoich klientów. Tego typu efekty zapewniają systemy workflow, które skupiają się na elektronicznym obiegu dokumentów. Korzyści związane z ich implementacją są nieocenione.
Przekonały się o tym firmy z niemal każdej branży. Wynika to z faktu, iż workflow system może zostać dowolnie dopasowany do specyfiki ich działania. Nie ma znaczenia rynek, na którym się poruszają, ani końcowi odbiorcy. Oczywiście wiele zależy przy tym od tego, na jakiego dostawcę systemu się zdecydujemy. Zalecane są przede wszystkim firmy z wieloletnim doświadczeniem, cieszące się wieloma pozytywnymi opiniami wśród klientów.
Elektroniczny obieg dokumentów – czy warto?
Jak można się domyślić, inwestycja w tego typu programy wymaga pewnych nakładów finansowych (odradzamy przy tym decydować się na rozwiązania w super niskich cenach), jednak śmiało można stwierdzić, że poświęcenie ich może się tylko opłacić.
Dlaczego? Wynika to oczywiście z szeregu korzyści gwarantowanych przez systemy workflow. Przeniesienie dokumentów do systemu cyfrowego znacznie ułatwia do nich dostęp. Mogą być wykorzystywane przez wszystkich pracowników, czego z pewnością nie można powiedzieć o dokumentach w formie papierowej. Wszystko to przekłada się na znaczne skrócenie realizacji wielu procesów zachodzących w formie. To zaś gwarantuje wzrost wydajności, oszczędność czasu, a także redukcję kosztów.
Do tego dochodzą również funkcje dodatkowe związane z obsługą rozwiązań typu workflow. Program zapewnia znacznie lepszą kontrolę nad dokumentami. Usprawnia także ich ochronę, dzięki czemu możliwe stanie się spełnienie wszystkich wymogów narzucanych przez aktualne przepisy.
Mając na uwadze powyższe informacje, stwierdzić należy, że obsługa systemów workflow to najlepszy sposób na poprawę przepływu pracy i obiegu dokumentów. Niezależnie od specyfiki działalności przedsiębiorstwa.
Czy technologie workflow to rozwiązania długoterminowe?
Tego typu inwestycje nie mają terminu przydatności. Nowoczesne systemy mogą być stale udoskonalane i poszerzane, na przykład o nowe funkcje. Przedsiębiorcy mogą więc na stałe pożegnać się z chaotycznymi i zawodnymi systemami tradycyjnymi.
Należy przy tym pamiętać, że spore znaczenie ma także postawa firmy dostarczającej wspomniane technologie. Powinna zagwarantować nie tylko sprawną implementację, ale również stałe wsparcie. Zwłaszcza wówczas, gdy pojawią się ewentualne problemy bądź usterki. Wybór właściwego partnera może być więc kluczowy dla powodzenia całej inwestycji.
Warto o tym pamiętać podczas decydowania się na konkretne oferty. Kryterium ceny nie musi być najważniejsze. Co więcej, często jest ono bardzo zdradliwe. Początkowe oszczędności w wielu przypadkach szybko okazują się bowiem jedynie prowizoryczne.
